Dématérialisation des actes

Les services préfectoraux  disposent de l’application « ACTES » et des serveurs du MIOMCT (Ministère de l'Intérieur, de l'Outre-Mer et des Collectivités Territoriales).
Les collectivités peuvent décider soit de mettre en place leur propre plate-forme, soit de recourir à un tiers de transmission homologué par le MIOMCT  qui  assure  la  transmission  sécurisée de  leurs  actes  vers l'application du ministère.
L’utilisation d’une telle plate-forme nécessite l’utilisation d’un certificat électronique de classe 3, que la collectivité doit se procurer auprès d’un organisme spécialisé et installer sur les postes informatiques qui assureront la télétransmission.
L'intérêt du système, outre sa simplicité d'utilisation, la réduction des frais d'affranchissement ou de déplacements, réside dans le fait que les accusés de réception parviennent, en règle générale, à la collectivité quelques minutes après la transmission des actes au Contrôle de Légalité.

Les actes ainsi télétransmis ont la même valeur juridique que les documents papiers ; (Article 139 de la loi n° 2004-809 du 13 août 2004 relative aux libertés et responsabilités locales, décret n° 2005-324 du 7 avril 2005, arrêté du 26 octobre 2005) et sont immédiatement exécutoire.

L’application "ACTES" est capable de gérer l’ensemble des actes d’une collectivité, mais il est prévu de démarrer avec les actes les plus simples, tels que les décisions en matière de fonction publique territoriale, les délibérations et les arrêtés.

Les actes d’urbanisme, les marchés et les documents budgétaires sont actuellement exclus en raison de la difficulté de reproduire les pièces annexes.

Les services préfectoraux et la collectivité fixent ensemble la nature des actes à transmettre dans la “convention de raccordement” signée au moment de la mise en œuvre de la dématérialisation.

En concertation avec les services préfectoraux, et afin de mutualiser à l'échelle du départementles coûts d’installation et de fonctionnement des outils nécessaires à la  dématérialisation, l’Association des Maires et des Elus Locaux du Tarn a retenu un tiers de  télétransmission homologué : ADULLACT PROJECT, ce dernier s’engage à fournir un accès à une plate-forme de dématérialisation (S2LOW) dédiée aux collectivités du Tarn,

L’Association des Maires et des Elus Locaux du Tarn vous propose une convention “Dématérialisation-Actes” vous permettant de bénéficier des services suivants :

• la fourniture d’un accès illimité1 à la plate-forme S2LOW,
• le paramétrage de la collectivité et des utilisateurs sur la plate-forme,
• l'installation et le paramétrage de l’accès à la plate-forme sur les postes de la collectivité,
• l’assistance à la souscription et à l’installation de certificats électroniques,
• la formation et l'assistance des utilisateurs.

Afin de réduire les coûts d'acquisition des certificats électroniques nécessaires à l'utilisation de la plate-forme, l’Association des Maires et des Elus Locaux du Tarn a également pris la compétence d'Autorité d'Enregistrement Déléguée, auprès de Chambersign.

A ce titre, elle est en mesure de préparer les formalités de souscription et assure les opérations de délivrance en face à face et d'installation des certificats sur sites.

La mutualisation des moyens a permis de réduire considérablement les coûts d'installation et d'exploitation de la plate-forme et des certificats électroniques.

Le coût d’accès et d’utilisation de la plateforme Sl2ow est compris sans majoration dans la cotisation annuelle de l’Association des Maires et des Elus Locaux du Tarn.

Le coût du certificat électronique, vous permettant de signer l’envoi des actes reste à votre charge. Grâce à notre mutualisation Chambersign fait bénéficier aux communes tarnaises d’un tarif négocié. A ce jour le prix négocié est de 56 euros HT/ an (Tarif public 80 euros Ht/an) et de 45 euros HT une seule fois pour le support clé IAS (tarif public 50 euros HT). Il s'agit d'un certificat à la norme RGS ** (Audacio).

Le système de dématérialisation des Actes repose actuellement sur le principe du volontariat. 

Les services des l'Etat (Préfecture, Sous-préfecture) et l’Association des Maires et des Elus Locaux du Tarn seront opérationnels à partir de mi septembre. Les conventions et le démarrage peuvent prendre effet à tout moment dans l’année.

Des formations vous seront proposées au mois d’octobre pour vous présenter ce service.

Concernant les pré-requis matériels, la solution fonctionne sur les postes équipés de Windows 2000 ou supérieur, d'un navigateur et d'un accès Internet Haut Débit.

Pour pouvoir démarrer (avec la solution retenue par l’Association des Maires et des Elus Locaux du Tarn),  la collectivité doit :

1. Prendre une délibération pour la transmission dématérialisée des actes,
2. Signer une convention “Dématérialisation-Actes” avec l’Association des Maires et des Elus Locaux du Tarn.
3. Signer une convention “de raccordement” avec la Préfecture (ou Sous-préfecture) qui précise notamment :
   • le dispositif de télétransmission retenu (S2LOW),
   • le type d’actes à transmettre,
   • la date de début des télétransmissions.
4. Se procurer au moins 1 certificat électronique auprès de l’Association des Maires et des Elus Locaux du Tarn ou d'un autre organisme agréé.

Bien entendu, l’Association des Maires et des Elus Locaux du Tarn assure l'accompagnement des collectivités dans l'établissement de ces formalités (transmission des modèles de délibération et conventions, …).

Si vous souhaitez adhérer à ce nouveau service, ou obtenir des précisions complémentaires, n’hésitez pas à nous contacter au 05.63.60.16.47 ou par courriel : patricia.rabion@maires81.asso.fr